Optimiser nos processus
Améliorer l’efficience et l’efficacité de l’organisation
L’activité principale de la FIFA étant de plus en plus axée sur les services, il convenait d’analyser les opportunités structurelles afin de pouvoir mettre en place des processus plus efficaces pour mieux répondre aux besoins des membres de l’instance. La FIFA a accéléré sa transition numérique en 2020 pour permettre une uniformisation des tâches. Parallèlement, la FIFA continue d’améliorer sa productivité et de mener à bien des projets d’envergure, conformément aux attentes des parties prenantes, en recrutant un personnel hautement qualifié et en proposant de nombreuses formations.
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Malgré l’apparition du Covid-19, la FIFA a continué de dialoguer avec ses parties prenantes pour contribuer au développement de plateformes qui favorisent des discussions productives au bénéfice du football. Près de cent réunions ont eu lieu – dont 92% tenues en ligne –, et notamment des séances du Conseil de la FIFA, du Bureau du Conseil de la FIFA, des commissions permanentes et des commissions indépendantes.
Le Congrès de la FIFA s’est déroulé pour la première fois de manière virtuelle en septembre 2020. Des amendements statutaires ont à ce titre été instaurés afin de faciliter la tenue de futurs Congrès en ligne. Pendant la pandémie, la FIFA a également renforcé la collaboration étroite qu’elle entretient avec de nombreux acteurs de la communauté du football au sens large.
Rationaliser et numériser les procédures internes
La FIFA a continué d’adopter des solutions technologiques avancées en 2020, améliorant ainsi l’efficacité de son organisation pour pouvoir fournir un meilleur niveau de service à la communauté du football.
Le Procure-to-Pay (P2P, processus complet visant à améliorer l’efficacité des approbations et la gestion des données et à assurer la séparation des fonctions) a été déployé. En outre, d’importantes modifications ont été réalisées au niveau informatique : l’infrastructure a été transférée sur le cloud et les conditions de télétravail ont été facilitées sur le plan technique.
De nouveaux outils de gestion des rapports en ligne ont été lancés avec succès. Un nouveau portail conformité, sur lequel tous les employés de la FIFA doivent signaler les conflits d’intérêt, et un nouveau système de dépenses automatisé favorisant une meilleure gouvernance sont désormais en place au sein de l’organisation.
Un nouveau système de trésorerie a été mis en œuvre pour encore améliorer la gestion des flux financiers quotidiens, des actifs financiers et des risques de change.
Quatre secteurs ont fait l’objet d’un audit en 2020 afin de continuer d’identifier des possibilités d’améliorations et de renforcer davantage la gouvernance et les bonnes pratiques. La fonction de gestion des risques de la FIFA a également été développée conformément à la norme ISO 31000:2018.
Les directives internes de la FIFA ont été mises en ligne et l’organisation a modernisé son cadre de travail afin d’offrir une plus grande souplesse à ses opérations et procédures quotidiennes. Le recours à diverses technologies a permis aux séances – notamment du Congrès et du Conseil – et aussi d’autres événements d’importance de se tenir à distance par visioconférence et correspondance. Le Règlement des voyages des délégués de la FIFA a également été révisé en 2020.
De nouveaux outils renforçant la collaboration au sein de l’organisation ont été introduits pour plus d’efficacité et d’efficience, comme par exemple une solution permettant la signature de contrats à distance de manière électronique.
Créer des structures organisationnelles adaptées
La FIFA a poursuivi les efforts d’optimisation entrepris au niveau de ses structures internes et externes afin de pouvoir satisfaire les besoins fluctuants de l’organisation et de ses parties prenantes.
Même si l’administration de la FIFA a procédé à la liquidation de cinq filiales depuis 2016, dont l’hôtel Ascot à Zurich, trois ont été conservées (FIFA Development Zurich AG, FIFA Ticketing AG et FIFA Museum AG), alors qu’une quatrième (FIFA Clearing House Stichting) a été créée en prévision d’un lancement opérationnel en 2021.
Ces changements structurels, combinés à l’amélioration des tâches liées à l’organisation des compétitions et événements – via le remplacement des comités organisateurs locaux par des entités locales – permettront à la FIFA d’uniformiser les services liés aux compétitions.
Recruter les meilleurs talents et développer les ressources humaines
Le Guide de l’équipe de la FIFA a été uniformisé et modernisé à travers l’ajout d’un ensemble de règles conciliantes qui répondent aux besoins professionnels de la FIFA. Ces besoins ont pour objectif de responsabiliser et mobiliser un personnel dynamique.
Les règles ont évolué afin de proposer un plus grand nombre d’opportunités permettant de recourir au télétravail (rendu obligatoire durant la pandémie de Covid-19) et de bénéficier d’un congé maternité plus conséquent (16 semaines contre 14 auparavant). Le guide a rapidement permis d’effectuer des ajustements relatifs à la « nouvelle normalité » d’une organisation toujours plus diversifiée, grâce à la réduction des espaces de bureaux et à la modification de la politique en matière de voyages. L’empreinte carbone de la FIFA a ainsi été réduite et d’autres économies ont également été réalisées au cours de ce processus.
La FIFA a poursuivi les nombreuses initiatives qu’elle a entreprises pour contribuer au développement de son personnel via des applications internes faciles à utiliser, des activités de formation professionnelle continue de leadership et de développement, et un Programme de bénévolat des employés élaboré en collaboration avec la Fondation FIFA.
En outre, les membres de la direction ont pu bénéficier de discussions ciblées qui leur ont fourni des conseils concernant la gestion de leurs équipes, d’autres sujets liés aux ressources humaines (par exemple la diversité) et les structures organisationnelles. Par ailleurs, les offres d’emploi mises en ligne sur FIFA.com concernaient également des postes à pourvoir au sein des associations membres, renforçant ainsi les processus de recrutement de ces dernières.